Fra i diversi strumenti di lavoro quotidiani, i software di gestione della posta elettronica sono senza dubbio i più utilizzati. Durante il 2025 sono state inviate e ricevute in media circa 376 miliardi di mail ogni giorno in tutto il mondo, per un totale di circa 137,4 trilioni di mail annuali. Un numero che ci dice una cosa sola: le mail non sono affatto acqua passata, anzi si confermano il mezzo di comunicazione professionale più usato al mondo. Andiamo ancora più nel dettaglio: in una giornata di lavoro di 8 ore, riceviamo circa 15 mail e ne inviamo 5 ogni ora, per un totale di circa 160 mail al giorno. In pratica, 1 mail ogni 4 minuti. Non è un dato neutro: è la misura esatta di quanta attenzione stiamo regalando ogni giorno alla nostra casella di posta.
Io questa situazione la vivo quotidianamente. E per molto tempo ho pensato che il problema fosse la quantità di mail che ricevevo. Poi ho cambiato prospettiva e ho iniziato a guardare quante mail inviavo. Ed è lì che ho trovato la risposta.
Avrai capito l’argomento di oggi. Per facilitare la tua lettura, ecco di cosa parleremo:
Per leggere questo articolo ti serviranno:
Le mail: uno strumento potente (ma che va domato)
Oggi comunichiamo via mail praticamente per tutto — referti medici, preventivi, richieste di informazioni, aggiornamenti ai colleghi. L’uso principale, però, resta quello lavorativo, e i numeri che abbiamo visto sopra lo confermano.
Le mail non sono un’attività passiva. Ogni mail ricevuta genera una risposta, ogni risposta genera un’altra mail, ogni scambio genera lavoro, decisioni, a volte fraintendimenti. È una catena che si alimenta da sola, e spesso senza che ce ne rendiamo conto.
Il punto non è demonizzare le mail — sono uno strumento straordinario se usato bene. Il punto è capire dove si nasconde il vero spreco di tempo e agire di conseguenza.
È possibile riprendere il controllo delle mail?
Sì. Ma non solo con la forza di volontà: con un sistema.
Riprendere il controllo della propria casella di posta non significa rispondere a tutto in tempo reale, né raggiungere l’utopica inbox zero ogni sera. Significa costruire una serie di abitudini e strumenti che rendono la gestione delle mail più rapida, più chiara e meno stressante.
Alcuni di questi strumenti li trovi già dentro Gmail e Outlook, nascosti nelle impostazioni che quasi nessuno esplora. Uno di quelli che ha cambiato di più il mio modo di lavorare è la funzione dei modelli di messaggio: una volta impostati, ti permettono di inviare mail ricorrenti in pochi secondi, senza riscrivere ogni volta da zero.
Nei prossimi paragrafi ti mostro come attivarli e usarli, su Gmail e su Outlook.
Gmail: come creare modelli di messaggio in 3 mosse
1. Attiva la funzione (si fa una volta sola)
Di base, i modelli sono nascosti nelle impostazioni “segrete” di Gmail.
- Apri Gmail sul computer e clicca sull’icona dell’ingranaggio in alto a destra (Impostazioni).
- Clicca su Visualizza tutte le impostazioni.
- Vai sulla scheda Avanzate.
- Cerca la voce Modelli e seleziona Attiva.
- Scorri in fondo e clicca su Salva modifiche.
2. Crea il tuo primo modello
Ora che la funzione è attiva, trasformiamo una tua email standard in un modello:
- Clicca su Scrivi come per iniziare a scrivere una nuova email.
- Scrivi il testo (ad esempio: “Gentili genitori, ecco i compiti di inglese…” o un preventivo per una consulenza di decluttering).
- Trucco da pro: Lascia vuoto il destinatario e usa dei segnaposto come
[NOME]per ricordarti cosa personalizzare. - In basso a destra, clicca sui tre puntini verticali (Altre opzioni).
- Seleziona Modelli > Salva bozza come modello > Salva come nuovo modello.
- Dai un nome chiaro al modello e salva.
3. Usa il modello in un lampo
La prossima volta che devi inviare quella mail:
- Clicca su Scrivi.
- Clicca sui tre puntini in basso a destra.
- Seleziona Modelli e clicca sul nome del modello che ti serve.
- Et voilà! Il testo appare magicamente. Personalizza i dettagli e premi invio.
Qualche consiglio:
- Oggetto dell’email: Quando salvi il modello, Gmail salva anche l’oggetto. Scegline uno che sia già quasi perfetto.
- Firme: Fai attenzione, se hai già una firma automatica impostata, rischi che il modello la duplichi quando lo inserisci. Se vedi due firme, cancella la firma dal testo della bozza prima di salvarla come modello.
- Pulizia periodica: Proprio come in un armadio ben organizzato, ogni tanto cancella i modelli che non usi più per non creare caos nel menù a tendina.
Outlook: come creare modelli di messaggio in 3 mosse – per ultima versione di Outlook!!
1. Crea il tuo primo modello (nessuna installazione necessaria)
Nel Nuovo Outlook (Microsoft 365), i Modelli di posta sono una funzione già integrata. Niente da installare: si parte direttamente dalla finestra di composizione.
- Nella barra Home, clicca su Nuovo > Posta per aprire una nuova email.
- Scrivi il testo del messaggio — puoi includere anche oggetto, destinatari, allegati e tutta la formattazione che vuoi.
- Trucco da pro: Usa segnaposto come
[NOME]o[DATA]per ricordarti cosa personalizzare prima di inviare. - Nella barra multifunzione Messaggio, clicca su Modelli di posta > Salva messaggio di posta elettronica come modello.
- Dai un nome chiaro al modello e clicca su Salva.
2. Consulta e gestisci i tuoi modelli
Per vedere tutti i modelli salvati:
- Vai su Impostazioni di Outlook.
- Seleziona la scheda Posta, poi Modelli.
- I modelli sono elencati per account — da qui puoi anche eliminarli.
3. Usa il modello in un lampo
- Clicca su Nuovo > Posta per aprire una nuova email.
- Nella barra multifunzione Messaggio, clicca su Modelli di posta e seleziona il modello che ti serve.
- Il testo si inserisce automaticamente, oggetto incluso. Personalizza i dettagli e invia.
Qualche consiglio:
- Oggetto incluso: A differenza di alcune versioni precedenti, il Nuovo Outlook salva anche l’oggetto nel modello. Scrivilo già quasi perfetto quando crei il modello. E se alcune parti dell’oggetto variano, ad esempio il nr del preventivo, evidenzia l’informazione in modo da tenere a mente che dovrà essere aggiornata ogni volta.
- Funziona anche su Outlook Web: I modelli salvati nel Nuovo Outlook per Windows sono accessibili anche da Outlook sul web (office.com), dallo stesso account.
- Pulizia periodica: Anche qui, vale la regola dell’armadio ben organizzato: elimina i modelli obsoleti per non ritrovarti a cercare quello giusto in un elenco troppo lungo.
Qualche minuto oggi, ore libere domani
Impostare i modelli di messaggio non è una di quelle attività che rimandano all’infinito perché non è urgente. È esattamente quel tipo di investimento che si fa una volta sola e che poi lavora silenziosamente per te, ogni giorno.
Non ti chiede di cambiare il tuo modo di scrivere le mail, né di rivoluzionare il tuo flusso di lavoro. Ti chiede solo di fermarti una volta, scrivere bene una mail che mandi di continuo, e salvarla. Fine.
La prossima volta che la devi inviare, ci vorranno letteralmente tre clic.
Nella gestione del tempo, si parla spesso di recuperare ore. Io preferisco parlare di recuperare attenzione: ogni compito ripetitivo che automatizzi è un pezzo di concentrazione che torna disponibile per le cose che contano davvero. Le mail non spariscono, ma smettono di consumarti.
E questo, alla fine, è il punto.
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