Come gestire il tempo quando tutto è urgente

Quando tutto sembra urgente, il tempo scappa e le priorità si confondono. Esistono però strumenti utili e pratici che aiutano a aumentare la nostra consapevolezza verso lo scorrere del tempo e ci permettono di gestirci meglio all’interno di esso. Risultato: più controllo, meno caos.

Lavorando con le mie clienti e avendo diversi anni di esperienza diretta in azienda, posso dire che la gestione del tempo è veramente molto sottovalutata. Sembra essere quel corso di formazione trasversale che l’azienda promuove perché pensa che i dipendenti abbiano un problema con la gestione del tempo, senza però fermarsi ad individuarne le cause. Giusto per curiosità 🙋🏼 alzi la mano chi è stato interrotto dal proprio capo almeno una volta!

Aumentare la nostra consapevolezza sullo scorrere del tempo e comprendere quali attività possiamo svolgere in un determinato lasso di tempo, dovrebbero essere delle necessità personali, prima di diventare argomento di interesse per il nostro capo.

Il time management è un alleato, onesto e sincero al quale dobbiamo far affidamento soprattutto nei momenti di maggiore complessità della vita, sia lavorativa che privata. Pensa ad esempio ad un Caregiver che deve poter “incastrare” i propri impegni con quelli dell’assistito, oppure un freelance che non deve solo occuparsi dei clienti, ma deve ricoprire molteplici ruoli (ufficio marketing, ufficio amministrativo, ufficio progetti,…). Più è elevato il nostro grado di consapevolezza maggiore sarà la facilità nel costuire ed utilizzare al meglio i nostri strumenti.

Ma prima di procedere, ecco di cosa parleremo oggi:

1. Problemi tipici
2. Metodo: time blocking + batching
   1. Esempio pratico #1 – time blocking
   2. Esempio pratico #2 – batching
   3. Qualche buona prassi
3. Quali strumenti usare?
4. Regole d’oro
5. Ritmi ed energia
6. Regole anti‑interruzione
7. Micro‑rituali di chiusura
8. Bonus extra per i dipendenti
9. Conclusione

Problemi tipici

Oggi, sembra veramente semplice, grazie ancor di più all’AI, sfruttare i nostri tool informatici affinché organizzino la nostra agenda, è sono certa che il lavoro venga bene, nella teoria, ma nella pratica?

Ecco cosa accade:

• Urgenze che schiacciano le “cose” importanti
• Agenda a macchia di leopardo e continui switch fra le attività
• E‑mail e notifiche che interrompono la concentrazione
• Piani che saltano perché non c’è un margine di imprevisto

Alla base manca la nostra consapevolezza, manca spesso l’educazione alla gestione del tempo e ancora di più manca la capacità di dare valore economico al nostro tempo. Se sapessimo che per parlare con un collega dovremmo pagarlo 1 centesimo ogni secondo, o per ogni interruzione dovremmo versare 1€ nelle casse del nostro capo, sono certa che tutti noi saremmo più cauti.

Il tempo è denaro

Questo non va dimenticato.

Metodo: time blocking + batching

Quindi le parole chiave sono gestione del tempo e consapevolezza. Ma quali sono gli strumenti che possono diventare nostri alleati quotidiani nella gestione del nostro prezioso tempo?

La coppia time blocking + batching, ad esempio, ti aiuta a proteggere blocchi di lavoro focalizzati e a raggruppare attività simili per ridurre i cambi di contesto.

• Time blocking: assegna in calendario blocchi dedicati a categorie di lavoro, non a singoli micro‑task. Proteggi il focus come un appuntamento.
• Batching: raggruppa attività della stessa natura (es. risposte email, telefonate, amministrazione) per sfruttare la stessa “marcia mentale” ed evitare continui passaggi fra diversi task.

In questo modo il calendario non diventerà solo il registro dei nostri eventi, ma uno strumento utile anche per gestire il tempo.

Ecco qualche esempio:

Esempio pratico #1 – time blocking

• 08:30–09:00 Routine di allineamento (momento revisione – cosa farò durante la giornata) rassegna priorità, gestisci l’agenda, assegna 3 obiettivi del giorno
• 09:00–11:00 Focus su progetto A (blocco protetto)
• 11:00–11:30 Lettura e gestione e-mail 1
• 11:30–12:30 Task operativi brevi su progetto A
• 14:00–15:30 Focus su progetto B
• 15:30–16:00 Gestione telefonate amministrative
• 16:00–16:30 Buffer imprevisti e chiusura giornata

Note: se salta un blocco, non rincorrere i minuti persi. Sposta il blocco alla prima finestra utile, mantieni la struttura.

In pratica è come prendere un appuntamento con se stessi, bloccando delle vere e proprie fasce orarie direttamente sul nostro calendario.

Esempio pratico #2 – batching

• Lunedì – gestione dell’amministrazione + gestione progetti
• Martedì – rispondere alle mail + consulenze + slot jolly
• Mercoledì – studio e formazione
• Giovedì – creazione dei contenuti e gestione social media
• Venerdì – sessioni con clienti
• Sabato – relax
• Domenica– relax

Qualche buona prassi

• Aggiungi orari indicativi per ogni giorno e un “buffer” di 30′ a fine mattina e fine giornata.
• Definisci uno “slot jolly” settimanale per recuperi o urgenze vere.
• Imposta un tetto: massimo 3 batch principali al giorno per non spezzettare troppo.

Il batching richiede un’organizzazione un po’ più rigida, e della forza di volontà, ma il grande vantaggio lo si ha anche a livello cognitivo. Il nostro cervello sa che le energie saranno dedicate ad un solo argomento al giorno, questo permette di non saltare da una parte all’altra delle nostre attività e aiuta a mantenere la concentrazione.

Quali strumenti usare?

Partendo dal sunto che gli strumenti devono adeguarsi a noi il più possibile, e che è solo un mezzo e non il fine ultimo, è essenziale individuare quale strumento può esserci utile per gestire al meglio il time blocking e il batching.

• Notion per la lista “importanti” e next step per progetto —> un database Task in questo caso può aiutare a concentrare tutto in un unico luogo ed evita la dispersione delle informazioni. Ma anche Trello e altri task manager.
• Calendario Google per i blocchi (colori per area: ore di concentrazione, gestione email, call, momenti di relax)
• Foglio excel sul quale potremmo creare una griglia settimanale con vari blocchi
• Carta e penna, non sono vietati, anzi! Prendi carta e penna e crea una tabella settimanale con un dettaglio orario e compila con le attività da svolgere. Lo svantaggio è che va rivista molto più spesso con l’enorme investimento di energia per l’aggiornamento e compilazione.

Con time blocking e batching non “gestisci il tempo”, gestisci te stessa nel tempo. Pochi blocchi chiari battono dieci to‑do sparsi. Un passo alla volta e con costanza questi due strumenti possono diventare eccellenti alleati.

Regole d’oro

All’inizio è sicuramente complesso, non lo nascondo. Ancora più sfidante in caso di dipendente, perché il flusso di lavoro sembra essere continuo e la cattiva prassi di gestione del carico di lavoro non fa altro che aggravare e rendere ipoteticamente impossibile l’applicazione del time blocking e del batching. Eppure non è del tutto vero. Parte da voi, dalla vostra esigenza prima di tutto, e dalla consapevolezza, che se non siete chirurghi che operano a cuore aperto, una mail può attendere.

Ma vediamo in dettaglio qualche regola d’oro:

• Parti dagli “importanti” e colloca le urgenze vere dove ha senso.
• Inserisci buffer a fine mattina e fine giornata per imprevisti e momenti di revisione.
• Chiudi ogni sessione di lavoro con un micro‑rituale: breve nota su ciò che resta e prossimo passo concreto, farlo ad ogni sessione conclusa aiuta a ritrovare il punto una volta che lo si riprende.

Ritmi ed energia

• Colloca i batch cognitivamente impegnativi nel momento di picco energetico (hai mai sentito parlare di cronotipo?)
• Inserisci una pausa movimento tra batch diversi per ridurre il cambio di contesto.
• Evita “doppioni”: se giovedì è dedicato alla creazione di contenuti, non pianificare mail “creative” lo stesso giorno.

Regole anti‑interruzione

• Imposta la modalità “non disturbare” nelle fasce di batch, la puoi attivare sia da pc che sul cellulare, o semplicemente metti la modalità aereo (e il gioco è fatto).
• Gestione delle e‑mail solo in finestre prestabilite secondo il tuo piano del time blocking, ad esempio solo il martedì. E se sei un dipendente che riceve una quantità importante di mail ogni giorno? Cerca e leggi il box infondo ;)
• Potresti evitare anche le interruzioni con un messaggio di risposta rapida: “Ti aggiorno entro…” Oppure se lavori in azienda potresti informare i colleghi che hai necessità di focalizzarti su un task e che hai bisogno di concentrazione, eventuali comunicazioni possono essere posticipate al termine delle tue attività.

Micro‑rituali di chiusura

• Prendi appunti su ciò che è stato fatto/non fatto e il prossimo passo.
• 5′ di archiviazione file e pulizia scrivania digitale e perché no anche quella fisica.
• Prenditi un momento per valutare da 1 a 3 la qualità del tuo focus, dove 1 è scarsa e 3 eccellente. Sii sincero/a con te stessa ma non farne un dramma, 1 è pur sempre meglio di 0. Ricorda stai facendo del tuo meglio e se il tuo massimo non è oggi allora non importa lo sarà in un altro momento.

Bonus extra per i dipendenti

Ammetto che invece il batching può risultare un po’ più complesso da applicare, ma per esperienza posso dirti che esistono alcune attività ricorrenti ma non quotidiane per le quali possiamo fissare in agenda un tempo prestabilito, dedicandoli una parte di un determinato giorno.

Conclusione

Allenare la consapevolezza del tempo è come mettere a fuoco una lente: all’inizio richiede pazienza, poi tutto diventa più nitido. Con time blocking e batching non rincorri i minuti, dai una casa alle tue energie. Pochi blocchi chiari, buffer realistici e micro‑rituali di chiusura bastano per trasformare il calendario da elenco di impegni a strumento di governo.

Non serve perfezione, serve coerenza: quando salta un blocco lo sposti, quando arriva un imprevisto lo accogli senza smontare l’intera giornata. Il resto lo fa l’allenamento. E ricorda: non stai “trovando” tempo, stai scegliendo come abitarlo.

Ti va di raccontarmi come vivi le tue giornate di lavoro?